La administración de una oficina, coworking o espacio corporativo implica una gran cantidad de tareas diarias que, aunque rutinarias, demandan tiempo, atención y recursos. Muchas de estas gestiones, como el control de accesos, la supervisión de movimientos o la coordinación de visitas, todavía se realizan manualmente en muchas empresas.
Sin embargo, en un entorno cada vez más digital y automatizado, seguir dependiendo de procesos manuales es ineficiente, y representa un riesgo operativo.
Con Temis Oficinas, es posible automatizar tareas clave que forman parte de la gestión diaria de un espacio de trabajo, liberando tiempo para enfocarse en lo estratégico y reduciendo errores humanos.
A continuación, te presentamos 5 tareas administrativas que puedes automatizar con Temis Oficinas.
1. Control de accesos diarios
Una de las tareas más repetitivas y críticas en cualquier oficina es la gestión de quién entra, cuándo y a qué espacios. Tradicionalmente, esto implica llaves, tarjetas, controles físicos o validaciones manuales.
Con Temis Oficinas, esta tarea se automatiza por completo:
- Los usuarios acceden mediante su teléfono móvil.
- Los permisos se configuran por horarios, zonas o roles.
- Las entradas y salidas se registran de forma automática y segura.
2. Asignación y revocación de permisos
En oficinas con alta rotación, cambios de turnos o modelos híbridos, la asignación de permisos de acceso puede volverse compleja. Gestionarlo manualmente consume tiempo y aumenta la probabilidad de errores.
Temis permite:
- Activar accesos con solo unos clics desde la plataforma.
- Configurar accesos temporales o recurrentes.
- Revocar permisos al instante, desde cualquier lugar.
3. Gestión de visitas y proveedores
Coordinar la entrada de visitantes o proveedores suele implicar llamadas, registros en papel o intervención del personal de recepción. Estos procesos son lentos, poco seguros y difíciles de rastrear.
Con Temis:
- Los residentes o administradores pueden preautorizar visitas desde la app.
- Los visitantes reciben un código temporal para ingresar.
- Se genera un registro automático con fecha, hora y duración del acceso.
4. Generación de reportes y trazabilidad
Llevar un control detallado de accesos es fundamental para auditorías, seguridad interna o toma de decisiones. Hacerlo manualmente requiere tiempo, esfuerzo y suele estar sujeto a errores u omisiones.
Temis genera:
- Reportes automáticos de entradas y salidas por usuario, zona u horario.
- Historiales completos con filtros personalizables.
- Exportación de datos para análisis o cumplimiento normativo.
5. Gestión de accesos a espacios comunes o zonas restringidas
En coworkings u oficinas con múltiples áreas compartidas (salas de reunión, oficinas privadas, zonas de uso exclusivo), gestionar quién puede usar cada espacio es una tarea frecuente.
Temis permite:
- Definir accesos específicos por tipo de usuario o contrato.
- Automatizar el bloqueo o desbloqueo de puertas según disponibilidad.
- Integrar reservas con control de ingreso.
Conclusión
Automatizar tareas administrativas no solo es una forma de ahorrar tiempo: es una estrategia clave para optimizar la operación, reducir errores y brindar una mejor experiencia tanto a colaboradores como a visitantes.
Temis Oficinas ofrece una plataforma completa que permite digitalizar y simplificar procesos diarios que, de otro modo, consumirían tiempo y generarían ineficiencias.
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