La jornada tradicional en la que todos los empleados llegan y salen de la oficina a la misma hora es cada vez menos habitual. Trabajo híbrido, horarios flexibles, jornadas intensivas, diferentes turnos o equipos que combinan varias sedes han cambiado la forma en la que se utilizan los espacios de trabajo.
Esta flexibilidad aporta ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores, pero también plantea nuevas necesidades desde el punto de vista de la seguridad.
Si cada empleado tiene un horario diferente, ¿cómo se determina cuándo puede acceder a la oficina? ¿Todos deberían disponer de acceso las 24 horas? ¿Qué ocurre con quienes trabajan algunos días desde casa? ¿Y con los empleados que necesitan entrar puntualmente fuera de su horario habitual?
La respuesta no pasa por limitar la flexibilidad, sino por conseguir que la gestión de accesos sea capaz de adaptarse a ella.
Los horarios flexibles también requieren accesos flexibles
En una oficina tradicional, establecer los permisos puede resultar relativamente sencillo. Si la actividad se desarrolla de lunes a viernes entre las 9:00 y las 18:00, los accesos pueden organizarse alrededor de esa franja.
La situación cambia cuando conviven diferentes modelos de trabajo.
En una misma empresa puede haber:
- Empleados con jornada flexible.
- Equipos que trabajan por turnos.
- Personas que acuden únicamente determinados días.
- Trabajadores con jornada intensiva.
- Personal que se desplaza entre diferentes sedes.
- Responsables que necesitan acceder fuera del horario habitual.
- Equipos que combinan trabajo presencial y remoto.
Aplicar exactamente los mismos permisos a todos estos perfiles puede generar accesos innecesarios o dificultar el trabajo de quienes realmente necesitan mayor flexibilidad.
¿Todos los empleados necesitan acceso las 24 horas?
Una de las primeras cuestiones que debería plantearse una empresa es si todos los trabajadores necesitan poder entrar en cualquier momento.
En la mayoría de los casos, probablemente no.
Un horario flexible no significa necesariamente acceso ilimitado.
Por ejemplo, una empresa puede permitir que sus empleados organicen su jornada entre las 7:00 y las 21:00. Dentro de esa franja existe una gran flexibilidad, pero no necesariamente hay una razón para mantener los mismos permisos durante toda la noche.
Definir franjas amplias adaptadas a la realidad de la organización permite combinar autonomía y seguridad.
Adaptar los permisos a cada perfil
No todos los empleados tienen las mismas responsabilidades ni las mismas necesidades.
Por ello, los permisos pueden organizarse según diferentes perfiles.
Por ejemplo:
Empleados con horario habitual: acceso durante la franja general de funcionamiento de la oficina.
Empleados con jornada flexible: una ventana de acceso más amplia que permita adaptar su entrada y salida.
Personal por turnos: permisos asociados específicamente a los horarios de cada turno.
Responsables o personal autorizado: posibilidad de acceder fuera del horario general cuando sus funciones lo requieran.
Trabajadores temporales: acceso durante el periodo y horario correspondiente a su relación con la empresa.
Esta organización permite evitar dos extremos: limitar excesivamente a los trabajadores o conceder accesos mucho más amplios de los necesarios.
Gestionar correctamente el trabajo híbrido
El trabajo híbrido añade otra variable.
Un empleado puede trabajar desde casa varios días y acudir a la oficina únicamente en determinados momentos de la semana.
Esto no significa necesariamente que sus permisos deban modificarse continuamente. La política de accesos debe adaptarse al modelo de trabajo establecido por la empresa y encontrar un equilibrio entre flexibilidad y control.
Lo importante es que la organización conozca quién dispone de autorización y pueda modificarla cuando cambien las necesidades.
En empresas donde los días presenciales varían con frecuencia, disponer de una gestión centralizada facilita estos cambios sin depender de llaves físicas o procesos manuales.
¿Qué ocurre cuando alguien necesita entrar fuera de su horario?
Siempre pueden surgir excepciones.
Un empleado puede necesitar terminar un proyecto, asistir a una reunión muy temprano, recoger documentación durante el fin de semana o acceder puntualmente fuera de su horario habitual.
La existencia de una excepción no debería obligar a convertir su permiso en permanente.
En estos casos puede concederse una autorización específica durante el periodo necesario.
Una vez finalizada esa necesidad, el usuario vuelve automáticamente a sus condiciones habituales.
De esta manera, la empresa mantiene la flexibilidad sin generar permisos indefinidos.
Evitar permisos demasiado amplios por comodidad
Cuando gestionar los accesos resulta complicado, una solución habitual consiste en conceder permisos amplios para evitar tener que realizar modificaciones posteriormente.
Puede parecer más sencillo permitir que todos los empleados accedan siempre y a todas las zonas.
Sin embargo, esta decisión elimina gran parte del control que debería aportar el sistema.
La gestión inteligente busca precisamente lo contrario: que los permisos puedan adaptarse fácilmente para que no sea necesario elegir entre seguridad y comodidad.
El horario no es el único criterio
Gestionar correctamente los accesos flexibles no consiste únicamente en establecer una hora de entrada y otra de salida.
También debe tenerse en cuenta a qué espacios puede acceder cada empleado.
Una persona puede estar autorizada para entrar en la oficina durante una franja amplia, pero eso no significa que necesite acceder al almacén, archivo, sala de servidores o determinados despachos.
Por ello, una política completa puede combinar:
- Usuario.
- Zona.
- Horario.
- Día.
- Duración del permiso.
Esta combinación permite adaptar el acceso a la realidad de cada puesto.
Empresas con diferentes turnos
La gestión por horarios adquiere todavía más importancia cuando existen turnos.
Si varios equipos utilizan las mismas instalaciones en momentos diferentes, los permisos deberían reflejar esa organización.
Por ejemplo, un trabajador del turno de mañana puede necesitar acceder desde primera hora hasta el comienzo de la tarde, mientras otro equipo utiliza las instalaciones durante la tarde o la noche.
Asignar permisos según cada turno ayuda a mantener una estructura clara y evita autorizaciones innecesarias fuera de la jornada correspondiente.
Oficinas con varias sedes
La flexibilidad también puede implicar movilidad.
Algunos empleados trabajan habitualmente en una oficina, pero ocasionalmente necesitan acudir a otra sede para reuniones, proyectos o jornadas de trabajo con otros equipos.
Gestionar estas situaciones mediante llaves o tarjetas independientes para cada ubicación puede complicar considerablemente la operativa.
Una gestión centralizada permite adaptar los permisos según la sede que cada empleado necesite utilizar.
Así, una persona puede mantener su acceso habitual y recibir una autorización adicional cuando tenga que trabajar temporalmente desde otra ubicación.
La importancia de mantener la trazabilidad
Cuando los horarios son flexibles, puede haber actividad en las instalaciones durante periodos en los que anteriormente la oficina permanecía vacía.
Por ello, disponer de un historial de accesos adquiere especial importancia.
La trazabilidad permite conocer la actividad registrada y comprobar qué usuarios han utilizado las instalaciones en determinados momentos.
Esto puede resultar útil ante una incidencia, pero también durante las revisiones periódicas de seguridad.
Si aparecen accesos repetidos en horarios inesperados, la empresa puede comprobar si responden a una necesidad real o si los permisos deben ajustarse.
Revisar los permisos cuando cambia el horario de un empleado
Los horarios laborales también evolucionan.
Un trabajador puede cambiar de jornada, incorporarse a otro turno, pasar a un modelo híbrido o trasladarse a otra sede.
Cuando esto ocurre, sus permisos deberían revisarse.
Uno de los errores más habituales es añadir nuevas autorizaciones sin retirar las anteriores.
Con el tiempo, un empleado puede acumular permisos correspondientes a diferentes horarios, departamentos o ubicaciones que ya no necesita.
Integrar la revisión de accesos en estos cambios ayuda a mantener la información actualizada.
Coordinar Recursos Humanos, operaciones y seguridad
La gestión de horarios suele depender de Recursos Humanos, mientras que los accesos pueden estar gestionados por administración, Facility Management, operaciones o seguridad.
Si estos departamentos trabajan de forma independiente, pueden aparecer desajustes.
Por ejemplo, Recursos Humanos puede aprobar un cambio de horario sin que esa modificación llegue al responsable de los accesos.
Establecer un procedimiento claro permite que los cambios laborales se reflejen también en los permisos físicos de las instalaciones.
La seguridad debe acompañar a la organización del trabajo, no funcionar como un proceso separado.
Revisar periódicamente los accesos fuera de horario
En una empresa con horarios flexibles es normal que exista actividad antes o después de la jornada tradicional.
Precisamente por eso, conviene revisar periódicamente cómo se están utilizando esos permisos.
Algunas preguntas útiles son:
- ¿Los empleados continúan necesitando las franjas asignadas?
- ¿Existen usuarios con acceso las 24 horas sin una necesidad clara?
- ¿Se producen entradas frecuentes durante la noche?
- ¿Los trabajadores que han cambiado de turno conservan permisos antiguos?
- ¿Los accesos a otras sedes siguen siendo necesarios?
Estas revisiones permiten mantener la flexibilidad sin perder el control.
Flexibilidad para el empleado, control para la empresa
Un buen sistema de accesos no debería obligar a elegir entre una oficina flexible y una oficina segura.
El objetivo es que ambas cosas convivan.
Los empleados deben poder desarrollar su trabajo dentro de las condiciones acordadas sin encontrarse con barreras innecesarias. Al mismo tiempo, la empresa necesita mantener una visión clara sobre quién puede acceder a sus instalaciones y bajo qué condiciones.
Cuando los permisos pueden modificarse fácilmente, la seguridad se adapta al funcionamiento real de la organización.
Cómo ayuda Temis Oficinas
Temis Oficinas permite centralizar la gestión de accesos y adaptar los permisos a diferentes usuarios, horarios y necesidades.
Desde una misma plataforma es posible gestionar empleados, establecer autorizaciones personalizadas, crear permisos temporales y modificar o revocar accesos cuando cambian las circunstancias.
Esto facilita la gestión de oficinas donde conviven diferentes horarios, modelos híbridos, turnos o trabajadores que utilizan varias ubicaciones.
Además, disponer de un historial de accesos aporta trazabilidad y facilita las revisiones cuando sea necesario.
El objetivo es simplificar la gestión para que la flexibilidad laboral no implique perder el control sobre las instalaciones.
Las oficinas han cambiado y los sistemas de acceso deben evolucionar con ellas.
Cuando cada empleado puede tener horarios, días presenciales y necesidades diferentes, aplicar los mismos permisos a toda la plantilla deja de ser una solución adecuada.
Gestionar los accesos de forma flexible permite adaptar cada autorización al usuario, horario, zona y periodo que realmente necesita.
La clave no está en restringir la flexibilidad, sino en acompañarla con una gestión capaz de adaptarse a los cambios.
Con soluciones como Temis Oficinas, las empresas pueden ofrecer mayor autonomía a sus equipos mientras mantienen una gestión organizada y controlada de sus instalaciones.
