Seguridad, trazabilidad y control en entornos colaborativos
El auge del trabajo híbrido, los coworkings y los edificios corporativos multiempresa ha transformado la forma en la que se gestionan los espacios de oficina. Aunque este modelo ofrece flexibilidad, colaboración y reducción de costos, también plantea un nuevo desafío: ¿cómo controlar quién entra, a dónde y en qué momento?
En entornos donde conviven múltiples equipos, empresas o usuarios temporales, los accesos no autorizados pueden poner en riesgo tanto la seguridad física como la confidencialidad de la información. La solución está en implementar sistemas de control de accesos digitales, configurables y trazables.
Este artículo, analiza por qué es tan importante prevenir accesos indebidos en oficinas compartidas y cómo hacerlo de manera eficaz.
1. ¿Qué se considera un acceso no autorizado?
Un acceso no autorizado no siempre implica una amenaza malintencionada. A menudo, ocurre por fallos en la gestión o por falta de claridad en los límites:
- Un visitante que entra más allá del área asignada
- Un usuario que accede fuera de horario permitido
- Un colaborador de otra empresa que ingresa a una zona privada
- Un proveedor que reutiliza su acceso sin nueva autorización
Cada uno de estos escenarios compromete la seguridad operativa, genera incomodidades y puede tener implicaciones legales o contractuales.
2. Riesgos de accesos no controlados en espacios compartidos
Las consecuencias de no tener un sistema de control claro pueden incluir:
Exposición de información confidencial: archivos, conversaciones o bases de datos pueden quedar al alcance de personas no autorizadas.
Pérdida de objetos personales o equipos: en entornos sin trazabilidad, identificar responsabilidades es casi imposible.
Incidentes de convivencia: malentendidos entre empresas o usuarios por uso indebido de salas, escritorios o zonas comunes.
Afectación a la reputación del espacio: la percepción de inseguridad disminuye la confianza de los usuarios y reduce la retención.
3. Cómo evitar accesos no autorizados: buenas práctica
La clave está en establecer políticas claras, tecnología adecuada y trazabilidad completa. Aquí algunas estrategias efectivas:
1. Usar accesos digitales con identificación única
Olvídate de llaves o tarjetas compartidas. Cada usuario debe contar con una credencial digital vinculada a su perfil, para saber exactamente quién ingresa y cuándo.
2. Configurar permisos por horario y zona
No todos deben tener acceso las 24 horas ni a todas las áreas. Define permisos específicos por ubicación, rol o franja horaria. Por ejemplo:
- Sala técnica: solo personal de IT.
- Zona de reunión: bajo reserva previa.
- Espacios comunes: acceso limitado fuera del horario laboral.
3. Gestionar visitantes y proveedores desde una app
Evita el acceso libre. Toda visita debe ser autorizada previamente por un usuario registrado y tener un tiempo limitado de acceso.
4. Mantener un registro automático de entradas y salidas
La trazabilidad es clave. Un buen sistema debe generar reportes claros con:
- Identificación del usuario.
- Hora y punto de entrada.
- Zona de acceso.
- Duración del acceso.
- Hora y punto de salida..
Esto permite actuar ante incidentes, realizar auditorías internas y tomar decisiones informadas.
4. Cómo lo hace Temis Oficinas
Temis Oficinas permite implementar todas estas prácticas desde una plataforma centralizada y fácil de usar:
Accesos personalizados por usuario, zona, empresa o rol.
Credenciales digitales desde el móvil, sin llaves ni tarjetas físicas.
Trazabilidad completa y reportes exportables.
Permisos temporales o recurrentes para usuarios externos.
Flexibilidad para adaptar accesos según cambios de equipos o usuarios.
Además, su diseño pensado para oficinas colaborativas permite gestionar múltiples empresas o grupos dentro de un mismo espacio sin perder el control.
En oficinas compartidas, mantener el orden y la seguridad es tan importante como fomentar la colaboración. Prevenir accesos no autorizados no significa crear barreras, sino contar con las herramientas adecuadas para dar acceso a las personas correctas, en el momento correcto, y solo a los espacios necesarios.
Temis Oficinas ofrece la tecnología que hace esto posible, facilitando la administración, protegiendo los recursos y mejorando la experiencia de todos los usuarios.
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