En un contexto empresarial cada vez más competitivo, las organizaciones buscan constantemente formas de reducir gastos sin comprometer la calidad de sus operaciones. Si bien suele pensarse primero en áreas como compras o recursos humanos, hay un aspecto clave que muchas veces se pasa por alto: el control de accesos.
Una gestión ineficiente de los accesos a oficinas o instalaciones puede generar pérdidas de tiempo, costos administrativos innecesarios, errores humanos y, en el peor de los casos, vulnerabilidades de seguridad.
A continuación, exploramos en profundidad tres formas concretas en las que un buen sistema de control de accesos supone una reducción de gastos real, además de optimizar la eficiencia operativa de tu empresa.
1. Reducción de tiempos operativos
Automatiza tareas repetitivas y gana productividad
En el día a día de una oficina, el ingreso y salida de personas —colaboradores, proveedores, visitas o personal de limpieza— implica una serie de gestiones operativas: validaciones, registro de visitas, entrega de llaves, asignación de tarjetas de acceso, entre otras.
Estas tareas, aunque rutinarias, consumen tiempo valioso del personal administrativo, especialmente en oficinas con gran movimiento. Además, requieren atención constante, lo que desvía recursos humanos de tareas estratégicas.
Implementando un buen control de accesos, este proceso se automatiza de principio a fin:
- Los colaboradores ingresan mediante su teléfono móvil, sin necesidad de pasar por recepción.
- Los permisos de acceso se asignan digitalmente, por usuario, área y horario.
- Las visitas se pueden preautorizar desde la plataforma, evitando demoras en la entrada.
- Los reportes de accesos se generan automáticamente, eliminando el registro manual.
Todo esto permite ahorrar tiempo operativo y reducir la carga de trabajo de administradores, recepcionistas o personal de seguridad, lo que se traduce en una oficina más ágil y eficiente.
2. Menos insumos, menos pérdidas, menos complicaciones
Eliminación de llaves físicas, tarjetas y reposiciones
Las llaves, tarjetas de proximidad, controles remotos o códigos físicos representan un gasto inicial en insumos y generan costos recurrentes:
- Duplicados por pérdida o rotura.
- Reemplazo por cambios de personal.
- Tiempo invertido en la entrega, recolección y seguimiento.
A estos se suman los riesgos asociados: llaves que no se devuelven, accesos no revocados a tiempo o tarjetas que quedan activas tras la salida de un empleado.
3. Mayor eficiencia operativa y menos errores
Menos fallos humanos, más control en tiempo real
La gestión manual de accesos suele estar expuesta a errores: registros incompletos, autorizaciones verbales no documentadas, accesos fuera de horario o usuarios con permisos que ya no corresponden.
Estos errores pueden derivar en:
- Brechas de seguridad.
- Auditorías con información incompleta.
- Incidentes internos difíciles de rastrear.
- Pérdida de confianza en los procesos administrativos.
Atajar estos errores en seguridad repercute directamente en los costes materiales de la empresa.
Un buen sistema de control de accesos no solo protege tus instalaciones: también te ayuda a ahorrar. Al reducir los tiempos operativos, eliminar la necesidad de insumos físicos y minimizar errores administrativos y pérdidas o daños materiales, estás construyendo una oficina más eficiente, rentable y preparada para crecer.
Temis Oficinas es más que una app: es una solución estratégica que acompaña la transformación digital de tu empresa desde la puerta de entrada.
Con Temis Oficinas, todos estos problemas desaparecen:
- Los accesos se gestionan desde la app móvil, sin elementos físicos que entregar o recuperar.
- Los permisos pueden activarse o revocarse en segundos, con total trazabilidad.
- No hay necesidad de comprar, reemplazar o mantener dispositivos físicos.
Temis Oficinas te ofrece una plataforma digital con funciones clave:
- Trazabilidad completa de todos los accesos, con registro de usuario, fecha, hora y punto de entrada.
- Permisos personalizables y programables, por usuario, grupo, zona o franja horaria.
- Historial de accesos disponible en tiempo real, para revisiones internas o cumplimiento normativo.
- Alertas o notificaciones en caso de intentos de acceso no autorizados.
Con estos elementos, los administradores tienen visibilidad total y control proactivo, reduciendo al mínimo los errores humanos, los costes asociados a gestión de tiempos operativos y asegurando el cumplimiento de políticas internas.
